Standard GS1 wkrótce usprawni transport gotówki także w Polsce

Procesy związane z transportem i pakowanie gotówki to dziedzina, która wymaga ciągłego udoskonalania. Z takiego też założenia wyszedł nasz bank centralny planując w tym obszarze wdrożenie międzynarodowego standardu GS1. Projekt wprowadzający GS1 ma zwiększyć sprawność i bezpieczeństwo przepływu gotówki oraz informacji o dostawach pomiędzy bankami oraz firmami. Przedstawiamy zasady funkcjonowania takiego standardu w praktyce, jego przewagi na obecnymi procesami oraz plany NBP wprowadzenia GS1 w Polsce.

Jak wygląda sytuacja w logistyce gotówki w naszym kraju?

Obecnie w naszym kraju w logistyce gotówki obowiązują przepisy wprowadzone zarządzeniem prezesa NBP z dnia 24 października 2007 roku wraz z późniejszymi aktualizacjami. Rozporządzenie to dotyczy sposobu i trybu przeliczania, sortowania, pakowania i oznaczania opakowań banknotów i monet oraz wykonywania czynności związanych z zaopatrywaniem banków w te znaki. Z kolei regulacje związane z transportem gotówki reguluje rozporządzenie ministra MSWiA z 7 września 2010 roku.

Można powiedzieć, że obowiązujące przepisy pozwalają na dość sprawną realizację dostaw gotówki. Jednak procesy te mają wiele ograniczeń. Nie ma na przykład możliwości bieżącego wglądu w informacje o przewożonej gotówce na każdym etapie transportu. Informacje o kolejnych krokach w procesie napływają ze sporym opóźnieniem. Można stwierdzić, że podstawową bolączką jest brak automatyzacji w oznaczaniu opakowań banknotów i bilonu, brak automatyzacji w wczytywaniem danych,  a także nie używanie systemów informatycznych umożliwiających śledzenie dostaw.

Brak automatyzacji w transporcie obniża bezpieczeństwo gotówki

W krajowym transporcie gotówki wciąż wykorzystuje się ręczne metody pracy rejestrowania danych opartych m.in. o ręcznie znakowane opaski i przywieszki. Brak automatyzacji rejestrowania danych ogranicza przepływ informacji w trakcie dostaw co powoduje, że procesy logistyczne są mało przejrzyste. Nie ma też możliwości szybkiej interwencji w przypadku wystąpienia niezgodności w procesie. To wszystko obniża bezpieczeństwo transportu. W dodatku występuje stosunkowo dużo błędów przy obsłudze gotówki i niezbędne jest duże zaangażowanie personelu w realizacji dostaw.

Z drugiej strony, coraz więcej jest w użyciu urządzeń automatyzujących obsługę gotówki. W sortowniach częściej stosuje się zaawansowane sortery gotówki, także z weryfikacją jakościową banknotów. Do pakowania gotówki stosowane są opasarki, wiązarki, pakowarki próżniowe, a w przypadku bilonu – automaty do rolowania. W placówkach bankowych coraz więcej instaluje się recyklerów kasjerskich.

Naturalnym wydaje się wniosek, że warto zautomatyzować i ujednolicić wszystkie procesy związane z logistyką gotówki. Nowe przepisy NBP oparte o standard GS1, mają to umożliwić.

Co to jest GS1 i czym się charakteryzuje?

Organizacja GS1 od ponad 40 lat zarządza systemem GS1, który jest zbiorem otwartych standardów identyfikacyjnych i komunikacyjnych. GS1 obok globalnych standardów oferuje swoim użytkownikom usługi i rozwiązania oparte na technologiach informatycznych. GS1 można też zdefiniować jako system globalnych standardów identyfikacyjnych i komunikacyjnych tworzących rozwiązania wspierające zarządzanie w łańcuchu dostaw.

Etykieta GS1-128, źródło: GS1

Zapewnienie przejrzystości łańcuchu dostaw oparto na kilku elementach. Są to: identyfikacja wykorzystująca identyfikatory GS1, gromadzenie danych poprzez kody kreskowe i znaczniki radiowe GS1 oraz wymiana danych elektronicznych. Podstawą systemu GS1 są standardy identyfikacyjne, tzw. standardy danych. Uczestnikami procesu obiegu gotówki są: bank centralny, mennica, banki, firmy CIT i firmy detaliczne. Co daje zastosowanie standardu GS1?

Korzyści z zastosowania GS1

Jakie są przewagi GS1 w porównaniu do obecnych praktyk stosowanych w transporcie gotówki? Przede wszystkim standard zwiększa pewność w śledzeniu transportów gotówki i usprawnia cały proces. Kluczowe jest zmniejszenie pracochłonności w procesie i eliminowanie pomyłek w danych wprowadzanych do systemu.

Automatyzacja wczytywania danych o ładunku pozwala na uniknięcie błędów w procesie zasilania nadrzędnego systemu informatycznego, a w dodatku pozyskiwanie informacji odbywa się praktycznie w czasie rzeczywistym. A to z kolei umożliwia bieżącą analizę i weryfikację danych i natychmiastowe wykrywanie niezgodności.  Dzięki temu możliwa jest szybka interwencja jeśli pojawiają się błędy. A to ma kluczowe znaczenie w przypadku tak ważnych przesyłek jakimi są pieniądze. Wszystkie te czynniki wpływają na zwiększenie bezpieczeństwa w całym procesie.

Automatyczna rejestracja danych skraca czas niezbędny do przygotowania transportu i odbioru gotówki i zmniejsza konieczne zaangażowanie personelu w proces. Informacje przepływające pomiędzy uczestnikami procesu są wystandaryzowane. W efekcie, po wprowadzeniu GS1, rośnie stopień optymalizacji zapasów gotówki oraz jakości usług świadczonych przez różne podmioty.

Jak przebiega komunikacja w GS1?

W rozwiązaniach opartych o standard GS1, procesy zamawiania i deponowanie gotówki realizuje proces elektronicznego przesyłanie informacji (Electronic Ordering of Cash). Różne podmioty przesyłają elektroniczne zamówienia gotówki do banku centralnego. Po przygotowaniu oczekiwanej kwoty, bank centralny może wysłać do podmiotu składającego zamówienie powiadomienie o dostawie (Notification of Delivery). Powiadomienie zawiera informacje o jednostkach pieniężnych przygotowanych zgodnie z zamówieniem. Kolejnym krokiem jest informacja o dostawie gotówki zawarta w komunikacie potwierdzenia dostawy (Confirmation of Delivery).

Elektroniczne powiadomienia obowiązują też w drugim kierunku. Dany podmiot może elektronicznie zgłosić do banku centralnego potrzebę odbioru nadwyżki gotówki (Notification of Inpayment). Po przyjęciu wpłaty bank odpowiadając na wcześniejsze zgłoszenie (Confirmation of Receipt) wstępnie potwierdza zdeponowaną kwotę. Po finalnym uzgodnieniu kwoty depozytu, bank informuje klienta o dokładnym, końcowym wyliczeniu (Final receipt)) lub wysyła powiadomienie o rozbieżnościach. Co ważne, elektroniczną komunikację może stosować nie tylko do wymiany informacji z bankiem centralnym. Mogą z niej korzystać wszyscy uczestnicy biorący udział w obrocie gotówkowym.

Kody są podstawową śledzenia danych o stanach gotówki

Kod kreskowy SSCC-18 (Serial Shipping Container Code), źródło: GS1

Idea standardu GS1 oparta jest na śledzeniu danych o przesyłkach. Taki system w logistyce określa się mianem T&T (Track & Trace). Pozyskiwanie danych w GS1 odbywa się poprzez skanowanie kodu SSCC (Serial Shipping Container Code) i ma miejsce prawie w każdym kroku procesu obsługi gotówki. SSCC to 18-cyfrowy numer, który jednoznacznie identyfikuje jednostki pieniężne. Jest wyrażony zwykle w postaci kodu kreskowego GS1-128.

Naklejanie kodu na jednostki pieniężne odbywa się w trakcie przygotowania ich do transportu. Weryfikacja i akceptacja kwot na podstawie kodu realizowana jest w czasie przyjmowania i wydawania gotówki w skarbcu, w trakcie ładowania pieniędzy do bankowozów, w sortowni i w czasie przyjmowania nadwyżek gotówki od banków czy firm. Pozwala to na bieżąco śledzić środki pieniężne w drodze do miejsca przeznaczenia.

W procesie używany jest też kod GLN (Global Location Number). Jest to 13-cyfrowy numer, który identyfikuje jednoznacznie fizyczną lub prawną jednostkę zaangażowaną w proces. GLN może być używany zarówno w odniesieniu do bankomatów, recyklerów jak i do placówek bankowych i sklepów.

Wdrożenie GS1 w Bundesbank

Proces obiegu gotówki w Niemczech, źródło: GS1

Jedno z największych wdrożeń standardu GS1 w obsłudze gotówki miało miejsce w 2006 roku w Niemczech. Bundesbank wdrożył projekt CashEDI, który oparto właśnie o ten standard. Środki na realizację projektu wyasygnowało ministerstwo finansów, a projekt był prowadzony przez GS1 Germany. Po analizie wyników okazało się, że wskaźnik ROI inwestycji wyniósł 27%, a czas zwrotu kapitału zajął 3,5 roku.

Poza wymiernymi zyskami, zwiększyła się też jakość całego procesu, który dla jego uczestników stał się bardziej przejrzysty. Zmniejszyły się opłaty, zwiększyła szybkość operacji w procesowaniu gotówki przy jednoczesnym zmniejszeniu liczby błędów. Przede wszystkim jednak cały obieg gotówki stał się bardziej bezpieczny i kontrolowalny. Nic zatem dziwnego, że NBP zdecydował się na podobny krok jak Bundesbank.

Harmonogram NBP we wprowadzaniu GS1  

W jaki sposób elementy standardu GS1 będą wykorzystane do usprawnienia obrotu gotówkowego w Polsce, dowiemy się już niebawem. Cała operacja jest podzielona na etapy. Do końca tego roku NBP przygotuje analizę wraz raportem na temat możliwości wdrożenia standardów GS1 w krajowym obrocie gotówkowym.

Na pierwsze półrocze 2016 zaplanowano przygotowanie założeń dotyczących wdrożenia standardów GS1, obejmujące propozycje zmian w systemach informatycznych oraz projekty zmian prawnych. W drugim półroczu 2016 będzie zrealizowane dostosowanie systemów informatycznych do wymagań standardów GS1. Standardy GS1 mają być wdrożone do końca 2016 roku. Efektem końcowym całego przedsięwzięcia ma być obniżenie kosztów obrotu gotówkowego, zwiększenie bezpieczeństwa obrotu gotówkowego i dostosowanie polskiego systemu do systemów krajów strefy euro. Plany zatem są ambitne. Naszym zdaniem są jednak solidne podstawy do tego, żeby uznać je także za wykonalne.

Grudzień 2015

Dodaj komentarz

 

  • Co to za portal?

  • TALEMAX - Przyszłość Technologii Bankowych

    Chcesz wiedzieć więcej?
    Zapisz się na newsletter

    Będziesz otrzymywał nie tylko informacje o wpisach, ale również dodatkowe, niepublikowane na portalu materiały. Sam zdecyduj czy podać swój mail prywatny czy służbowy. Portal Automatyka Bankowa użyje go jedynie w celu wysyłania raz w miesiącu newslettera z informacjami o nowych wpisach i materiałach. Nie wysyłamy żadnych innych maili.