Jak duże korzyści daje automatyzacja obsługi gotówki w sieciach handlowych?

Rosnące koszty obsługi gotówki, przy wciąż częstym z niej korzystaniu przez klientów, wymuszają na sieciach handlowych inwestycje w automatyzację. Zagadnienie to jest na tyle istotne, że było jednym z głównych tematów Kongresu Obsługi Gotówki (KOG), zarówno w tym jak i poprzednim roku. Wnioski płynące z wystąpień pokazują, że sklepy mogą liczyć na szybki zwrot z inwestycji, jak i na szereg innych korzyści płynących z automatyzacji. W niniejszym artykule znajdziesz informacje jakie efekty dały projekty w największych sieciach detalicznych w Polsce i jakie wnioski płyną z tego dla innych sieci handlowych i sklepów.

 

Automatyzacja obsługi gotówki staje się koniecznością

Podczas Kongresu Obsługi Gotówki w latach 2024 i 2025 miały miejsce bardzo ciekawe wystąpienia prezentujące projekty automatyzacji gotówki. Dotyczyły one takich sieci jak Leroy Merlin, Carrefour czy Auchan. Wnioski z tych wystąpień dla wdrożenia systemów obsługujących gotówkę są jednoznacznie pozytywne. Przede wszystkim we wszystkich przypadkach zwrot z inwestycji trwał tylko około dwóch lat. Duże znaczenie mają też ogromne korzyści ekologiczne płynące z tych przedsięwzięć (szerzej ujęte jako ESG). Wynikają one m.in. z redukcji liczby transportów czy kopert. Z innowacji zadowoleni są również pracownicy kasowi, co jest głównie efektem skrócenia czasu pracy, redukcji czasochłonnych czynności i większego bezpieczeństwa operacji gotówkowych.

Czy fakty te mogą mieć znaczenie dla innych sieci handlowych? Wszystko wskazuje, że tak. Niewątpliwie zwiększa się liczba płatności bezgotówkowych kosztem gotówkowych, ale następuje to powoli, zwłaszcza po 2020 roku. Dane wskazują, że w niektórych sklepach ilość gotówki maleje, nawet o ponad 10% rocznie, ale w wielu innych pozostaje na podobnym poziomie lub zmniejsza się bardzo nieznacznie. W niektórych marketach nawet jej ilość rośnie. A jednak, jak pokazują dane sieci takich jak Carrefour, koszt przetwarzania gotówki pozostającej w sklepach mimo wszystko nie maleje, a nawet zwiększa się. Oznacza to, że sklepy jeszcze przez wiele lat będą ponosić te koszty, a racjonalną decyzją jest zautomatyzowanie tych procesów.

W czasie tegorocznego KOG pojawiało się też twierdzenie, że wiele sieci handlowych tak naprawdę ma przekonanie, że będą musiały przeprowadzić projekty automatyzujące obsługę gotówki, ale obecnie mają inne priorytety. Jak zatem przebiegały projekty w sieciach, które już  zdecydowały się na ten krok?

Projekt automatyzacji obsługi gotówki w sieci Auchan

Mając na uwadze rosnące koszty obsługi pieniądza fizycznego, dbanie o ekologię i ergonomię pracy, w 2022 roku sieć zdecydowała się na wprowadzenie automatyzacji procesów gotówkowych. Czas zwrotu z inwestycji przyjęto na poziomie 2,5 roku i dotrzymano tego okresu. Automatyzacja objęła trzy obszary: wypłatę gotówki dla kasjera, dokonywanie wpłat z bezpośrednią wpłatą na konto bankowe oraz rozmienianie gotówki. W efekcie wypracowano nowy model organizacji pracy z gotówką, który zapewnia duże korzyści dla firmy.

W nowym modelu przygotowywanie kasetki kasjerskiej do pracy odbywa się automatycznie, a nie ręcznie, jak było to wcześniej. Ograniczono liczbę transportów gotówki – z codziennych do tylko dwóch w tygodniu. Mniejsza pracochłonność czynności wynika też z wyeliminowania codziennej ewidencji przychodzącej i wychodzącej gotówki. Co ważne, zwiększyła się niezależność operacyjna od dostaw gotówki i ustabilizowały się koszty jej obsługi. Auchan zyskał też szybki dostęp środków na rachunku. Czas ten skrócono do 15 minut.

A jak porównując rok 2022 i 2024 powyższe zmiany wyglądają w realnych liczbach? Niewątpliwie robią one wielkie wrażenie, szczególnie, że dotyczą jedynie 58 sklepów. Zmniejszyła się liczba transportów gotówki aż o 12 tysięcy konwojów rocznie. W procesie używa się mniej o 1,2 mln bezpiecznych kopert. A czas oczekiwania na środki pieniężne na koncie skrócił się o 10-24 godziny. Skrócił się też czas obsługi gotówki – rocznie aż o 170 tys. godzin.

Wszystkie te liczby i działania przełożyły się nie tylko na ograniczenie pracochłonności, obniżenie kosztów, przyśpieszenie czynności związanych z gotówką, ale również na zadowolenie pracowników z wprowadzonych zmian i jakości pracy. Aż 78% kasjerów jest bardzo zadowolonych lub zadowolonych ze stopnia skomplikowania obsługi automatów, a tylko kilka procent jest niezadowolonych.

Carrefour również automatyzuje obsługę gotówki

W ostatnich latach sieć sklepów Carrefour dotknęły te same trendy w procesach gotówkowych co cały rynek. W latach 2018-2024 miał miejsce znaczny spadek płatności gotówką, wynoszący 18%. Największy spadek odnotowano w roku 2020, roku pandemii, bo aż 8%. W następnych latach ten spadek znacznie wyhamował. W 2024 roku udział transakcji gotówkowych w sklepach Carrefour wynosił 27%, ale z bardzo istotnym wolumenem transakcji – aż 2,3 mld PLN.

Początek intensywnych działań w zakresie automatyzacji obsługi gotówki to rok 2020. Na decyzję podjęciu takich działań główny wpływ miały rosnące koszty pracy i transportu przy konieczności utrzymania możliwości płatności gotówką dla dużej grupy klientów. W sieci Carrefour nadal działają sklepy, w których udział płatności gotówkowych wynosi aż 70%, co sprawia, że efektywna i optymalna kosztowo obsługa gotówki jest wręcz konieczna. 

Sieć podjęła decyzję o automatyzacji obsługi zarówno strefy Front-Office jak i Back-Office. W strefie obsługi klienta zastosowano kasy SCO z modułami gotówkowymi, mając na celu nie wykluczania klientów, którzy są przywiązani do płatności gotówkowych. Obecnie w sklepach zainstalowano 1357 kas samoobsługowych, co stanowi 43% wszystkich kas. Prawie 40% zainstalowanych kas SCO posiada moduły gotówkowe. Jak twierdzi sieć Carrefour transformacja w tym obszarze jest w trakcie realizacji i nie osiągnięto jeszcze docelowego poziomu automatyzacji.

W przypadku projektu automatyzacji strefy Back-Office, rozpoczętego w 2023 roku, celem jest optymalizacja kosztów pracy i logistyki oraz zwiększenie produktywności zespołu pracowników. W projekcie wykorzystano recyclery i wpłatomaty. Do pierwszego etapu projektu na miejsce instalacji urządzeń wybrano ponad 30 sklepów. Drugi etap projektu zakłada integrację online urządzeń z systemami bankowymi i księgowania.

Efekty projektu są dla sieci bardzo zadawalające. Zwrot z inwestycji zakupu urządzeń wynosi średnio 2 lata, a w lokalizacjach o najwyższym udziale operacji gotówkowych zwrot następuje w okresie poniżej 1 roku.

Istotnym czynnikiem jest też pozytywny odbiór urządzeń przez pracowników pracujących w kasach. Dzięki automatyzacji znacznie skrócił się czas pracy kasjerów. Są oni rozliczani teraz średnio o 7 minut szybciej. Wyeliminowano także konieczność kontroli zawartości koperty wysyłanych do banku przez pracownika nadzoru. Zaoszczędzony czas w wyniku automatyzacji procesu przepływu gotówki jest teraz przeznaczany na inne produktywne czynności zwiększając efektywność działania sklepów.

Wdrożenie automatyzacji procesów gotówkowych w sieci Leroy Merlin

Również w sieci sklepów Leroy Merlin klienci nadal lubią płacić gotówką. W efekcie obrót gotówkowy nie zmniejsza się i od wielu lat jest na zbliżonym poziomie. Poziom płatności gotówkowych jest różny w zależności od tego czy sklepy jest zlokalizowane w dużych miastach czy w mniejszych miejscowościach, różni się też w poszczególnych sklepach. Nadal jest jednak wysoki. W związku z tym sieć zdecydowała się na wprowadzenie automatyzacji instalując recyklery. Wdrożenie było poprzedzone szczegółową analizą procesu obsługi gotówki w całej sieci. Wyniki analizy wskazywały, że takie wdrożenie powinno przynieść wymierne korzyści i takie faktycznie uzyskano. Korzyści z inwestycji przewyższyły koszty związane z jej przeprowadzeniem. Co Leroy Merlin konkretnie zyskał?

Przede wszystkim zmniejszyły się koszty operacyjne. Uzyskano to dzięki zredukowaniu czynności ręcznego przeliczania, sortowania i przechowywania gotówki. Zmniejszyło to liczbę pomyłek i skróciło czas obsługi transakcji gotówkowych. Realne oszczędności wynikają także z księgowania gotówki w czasie rzeczywistym na rachunku bankowym, co przekłada się na optymalizację przepływów finansowych, efektywniejsze zarządzanie środkami pieniężnymi i lepszy monitoring transakcji.

Niższe koszty działalności wynikają też z redukcji liczby wizyt konwojów pieniężnych. Dzięki recyklerom potrzeby transportu gotówki do i z sortowni są dużo mniejsze w porównaniu do sytuacji kiedy stosowano tradycyjne wrzutnie. Dzięki temu istotnie obniżyły się koszty związane z ochroną i transportem gotówki.

Zyski z inwestycji są nie tylko finansowe, ale wynikają też z większej efektywności pracy. Recyklery sprawiły, że pracownicy mogą teraz koncentrować się na procesach kontrolnych zamiast na operacjach manualnych. Co ważne, odciążono kasjerów od manualnych czynności i operacji, co ma wpływ na poprawę jakości i komfortu pracy. Zwiększa to też efektywność pracy. Zmniejszyła się potrzeba angażowania personelu do codziennych zadań związanych z obsługą gotówki. Na przykład zasiłki do wydawania reszty dla klientów wydawane są kasjerom bezpośrednio z recyklera, bez udziału kierownika kas jak to było poprzednio.

Rozliczenie kasjera na koniec jego zmiany dokonuje się poprzez wrzut pieniędzy do maszyny bez konieczności manualnego liczenia i wkładania w kopertę, co jest obarczone ryzykiem pomyłek. Kasjerzy rozliczają się ze wszystkich środków, zostawiając pustą kasetkę na koniec zmiany. Taki sposób przeprowadzania operacji powoduje wyraźne zwiększenie komfortu pracy i transparentności operacji kasowych. Zmniejszyło się ryzyko kradzieży – recyklery ograniczają dostęp do gotówki tylko dla uprawnionego personelu.

A jaka jest rola banków w usprawnianiu obsługi gotówki?

Banki nadal odgrywają kluczową rolę banków w transformacji procesów gotówkowych także w przypadku dużych sieci handlowych. To banki księgują gotówkę, więc to banki również wykazują inicjatywę w proponowaniu nowoczesnych rozwiązań automatyzujących obsługę gotówki. Inicjatywa ta może mieć miejsce zarówno w przypadku mniejszych podmiotów jak i dużych sieci handlowych. Zadaniem banków powinno też być poznanie procesów w firmie, wspieranie jej we wdrożeniu rozwiązań dostosowanych do jej profilu.

Żeby stworzyć optymalny system zarządzania gotówką, konieczna jest też ścisła współpraca banków z firmami CIT i dostawcami technologii. Dzięki temu zarządzanie obrotem gotówkowym w przedsiębiorstwach będzie maksymalnie efektywne i przyjazne dla ich Klientów. Niewątpliwie banki mogą odegrać dużą rolę w automatyzacji obsługi gotówki, tym bardziej, że w Polsce realizowana jest ona wolniej niż w innych krajach.

Dlaczego automatyzacja w polskich sieciach idzie tak wolno i co może ją przyśpieszyć?

Przytoczone w niniejszym artykule przykłady projektów, jednoznacznie pokazują, że w przypadku sieci handlowych korzyści z automatyzacji obsługi gotówki są wręcz ogromne. Dlaczego zatem te procesy postępują w Polsce tak wolno?

Istnieje co najmniej kilka powodów, które mogą wyjaśniać taki stan rzeczy. Sieci handlowe prawdopodobnie obawiają się wysokich kosztów związanych z zakupem, instalacją, integracją, serwisem tych urządzeń, zwłaszcza w przypadku licznej sieci sklepów. I to właśnie zakładane wysokie koszty całej inwestycji mogą hamować decyzje. Inną przyczyną może być obawa przed trudnościami w integracji nowych technologii z już działającymi procesami biznesowymi (np. systemami POS). Wpływ może mieć też naturalny opór przed wprowadzaniem dużych zmian technologicznych w organizacjach.

Niewątpliwie bardzo duże korzyści uzyskane przez sieci Auchan, Carrefour i Leroy Merlin, mogą wyeliminować powyższe wątpliwości i spowodować podjęcie decyzji o wdrażaniu automatyzacji gotówki przez inne sieci. Krótki czas zwrotu z inwestycji, ogromne korzyści ekologiczne, drastyczna redukcja liczby transportów i bezpiecznych kopert, ograniczenie czasochłonnych czynności i zadowolenie pracowników ze zmian, to tylko część z argumentów, które jednoznacznie za tym przemawiają.

Przedstawione w artykule przykłady projektów dotyczą wdrożeń recyklerów, ale bardzo dużą część wymienionych korzyści można uzyskać również korzystając z samych wpłatomatów. Niski koszt tych urządzeń jeszcze bardziej obniża próg wejścia w inwestycję, która, jak wszystko wskazuje, prędzej czy później będzie konieczna praktycznie w każdej sieci handlowej.

Grudzień 2025