Jak sprawić żeby gotówka w bankomatach i placówkach nigdy się nie kończyła?

Zapewne nie raz zdarzyło się Tobie, że udając się po pieniądze do bankomatu zastałeś bankomat nieczynny z powodu… braku gotówki. Gotówka kończy się szybciej zwłaszcza w weekendy i w okresach wzmożonych zakupów. Wielu klientom nasuwa się wówczas pytanie: dlaczego bank nie może zadbać o to, aby w bankomatach zawsze była gotówka? Okazuje się, że bank może przeciwdziałać takim sytuacjom przynajmniej na dwa sposoby. Może instalować bankomaty z funkcją recyklingu a także stosować specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania dostawami gotówki. W niniejszym artykule skupimy się na tym drugim rozwiązaniu, którego zastosowanie wiąże się również ze zmniejszeniem kosztów banku.

 

Jakie są problemy z planowaniem dostaw gotówki?

Dla wielu departamentów zarządzających gotówką w bankach podstawowe pytanie brzmi: jak można poprawić jakość planowania zasileń oraz ograniczyć utracone korzyści i koszty złego planowania? W przypadku dużych sieci placówek, korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych (np. Excel) i opieranie się tylko na swoim doświadczeniu, często daje niezadowalające rezultaty. Co mogłoby wspomóc prace zespołów, tak żeby planowanie było bardziej trafne? Okazuje się, że może pomóc nawet sztuczna inteligencja zaimplementowana w systemach zarządzania.

 

System do zarządzania i optymalizacji stanów gotówki

Systemy zarządzania gotówką to dziedzina, która na świecie rozwijana jest od kilkunastu lat. Głównym zadaniem, jakie spełniają takie rozwiązania to integracja, monitorowanie i zarządzanie informacjami związanymi z dystrybucją gotówki. Systemy optymalizują dostawy i odbiory pieniędzy między oddziałami zasilającymi banków a placówkami i urządzeniami samoobsługowymi.

Systemy dążą do takiej sytuacji, w której bankomaty i placówki nie mają przerw w pracy z powodu braku gotówki przeznaczonej do wypłat a z drugiej strony zapasy gotówki nie są zbyt duże. Korzystając z danych historycznych i modeli matematycznych (często elementów sztucznej inteligencji) rozwiązanie prognozuje, jaka ilość gotówki będzie potrzebna w danym obiekcie i w danym czasie. Optymalizowany również termin jej dostarczenia i trasa. Wszystko to dzieje się w sposób zautomatyzowany bez konieczności „ręcznych” kalkulacji.

 

Jakie czynniki są uwzględniane przez systemy?

Poprawa jakości planowania zasileń gotówki dla placówek i bankomatów jest też możliwa dzięki temu, że systemy dostarczają dużo szczegółowych informacji. Bank ma na przykład dokładne dane ile gotówki powinno znaleźć się w danym bankomacie, w jakim czasie i w jakich nominałach. Dostępne są też dane w jakim okresie czasu powinno być więcej gotówki. Systemy określają również, kiedy powinien przyjechać transport z dostawą nowej gotówki, tak żeby nie było przerwy w pracy urządzenia. „Ręczne” uzyskanie takich informacji przy nawet niezbyt rozległej sieci punktów gotówkowych jest niewątpliwie trudne i pracochłonne.

 

Systemy optymalizujące stany gotówki na świecie

Wśród dostawców systemów zarządzania gotówką w sieci placówek i bankomatów na świecie jest kilku liderów. Znaczącą pozycję w bankach ma system o nazwie Currency Forecasting Management Solutions firmy Fiserv. System ten znalazł się w ofercie Fiserv po niedawnym przejęciu firmy Carreker, która była jego twórcą (pod nazwą iCom). Wykorzystując przeglądarkę internetową system prognozuje i zarządza procesem dostaw, zamawiania i transportu gotówki do różnych punktów gotówkowych, również w wariancie ASP. System wdrożono w takich instytucjach finansowych jak American Savings Bank, Nationwide czy Alliance & Leicester.

Wśród innych wyróżniających się dostawców można wymienić firmy: Morphis Inc. oferujący system MorphisCM, Transoft International z systemem Opticash a także Wincor Nixdorf dostarczający rozwiązanie ProCash Analyzer.

 

Zasada działania systemu na przykładzie systemu ACMS

W Polsce znaczącą pozycję uzyskała firma Cama-Soft z Gdyni, która swój autorski system dostarczyła już do czterech instytucji finansowych. Przeanalizujmy zasadę działania systemu zarządzania gotówką na przykładzie autorskiego rozwiązania, tej firmy.

Stworzony przez Cama-Soft Zaawansowany System Zarządzania Gotówką ACMS, wykorzystuje elementy sztucznej inteligencji m.in. do planowania zasileń bankomatów i dostępności gotówki w oddziałach. ACMS generuje gotowy plan określający z bardzo wysoką dokładnością jak będzie kształtował się ruch gotówki we wszystkich bankomatach na przykład w najbliższym tygodniu. Wykonywanie takich funkcji przez ACMS jest możliwe dzięki analizie danych historycznych, powtarzających się zjawisk, czy też zdarzeń nadzwyczajnych. System przez ”samouczenie się”, automatycznie ocenia trafność zaplanowanych zasileń. W zależności od uzyskanych wyników sam modyfikuje swoje działania. System automatyczne aktualizuje także własną bazę wiedzy.

 

Co zyskujemy dzięki zastosowaniu takiego rozwiązania?

Dla klientów banków główna korzyść związana jest z tym, że niemożność wypłaty gotówki z bankomatu może być związana tylko z awarią urządzenia. Jeśli urządzenie jest sprawne technicznie jest niemal pewne, że zawsze wypłacimy pieniądze. Banki na wdrożeniu takiego narzędzia mogą zyskać jeszcze więcej. Wieloletnie doświadczenia producentów w tworzeniu takich rozwiązań sprawiają, że oszczędności instytucji w całym procesie zarządzania gotówką sięgają kilkunastu procent. Związane to jest z wyeliminowaniem zbędnego „mrożenia” gotówki w placówkach i urządzeniach, optymalizacją transportu, zredukowaniem liczby awaryjnych dostaw. Bank zyskuje też większą sprawność w „obracaniu” gotówką i oczywiście – większe zadowolenie klientów z usług.

 

Czy zatem warto wdrażać systemy optymalizujące zarządzanie gotówką?

Analizując cechy i korzyści, jakie daje zastosowanie tego typów systemów może nasunąć się wniosek, że powinny one być naturalnym uzupełnieniem każdej większej sieci bankomatów i placówek. Proste narzędzia oparte na popularnych arkuszach kalkulacyjnych użyte do zarządzania gotówką mogą w tym przypadku zbyt drogo kosztować. Poza tym kilkanaście procent oszczędności na kosztach dostaw może sprawić, że taka inwestycja może się szybko zwrócić.

Bank lub operator bankomatów, poza wymiernymi profitami zyskuje jeszcze jedną bardzo ważną korzyść. Dzięki temu, że jego klienci zawsze wypłacą gotówkę z bankomatu w dowolnym momencie dnia i nocy – satysfakcja klienta z usług niewątpliwie wzrośnie. A to dla instytucji jest przecież kluczowe.