Nowe oblicze zautomatyzowanej obsługi gotówki w firmach retail

Nowoczesne rozwiązania automatyzujące obsługę gotówki sprawiają, że proces staje się szybki, tani i bezpieczny. Urządzenia instalowane w strefie front i back office supermarketu czy stacji benzynowej obejmują cały proces obsługi gotówki. Część używanych rozwiązań znana jest dobrze z zastosowań bankowych. Teraz przystosowano je do nowych wymagań. Udział personelu w procesie obsługi gotówki jest ograniczony do minimum a całość jest monitorowa centralnie. Dzięki takim systemom firmy detaliczne mogą wiele zyskać.

Obsługa gotówki w firmach retail bez automatyzacji to kosztowny proces

Obsługa gotówki w firmach detalicznych bez odpowiednich środków technicznych jest bardzo pracochłonna. Wynika to głównie z tego, że na każdym etapie procesu konieczne jest duże zaangażowanie personelu co generuje dodatkowe koszty. Nic dziwnego, że część firm specjalizujących się w automatyzacji obsługi gotówki rozwija rozwiązania dedykowane dla firm detalicznych. Ze względu na dużą różnorodność sektora retail, systemy dostosowuje się do wymagań różnych firm: supermarketów, stacji benzynowych czy nawet aptek.

Co zyskują firmy detaliczne dzięki automatyzowaniu obsługi gotówki?

Dzięki rozwiązaniom automatyzującym obsługę gotówki placówki handlowe mocno ograniczają ryzyko napadów, zwiększają sprawność swojej działalności i skuteczność korzystania z środków pieniężnych. Wyeliminowane zostają problemy w uzgodnieniach stanów gotówki, a centralne zarządzanie pozwala na bieżąco śledzić obieg monet i banknotów.

Sklepy czy stacje benzynowe zyskują oszczędności wynikające z mniejszej liczby wizyt firm transportujących gotówkę i zmniejszenia kosztów pracy. Nasuwa się pytanie: z czego się składają i jak funkcjonują systemy, które oferują tyle korzyści?

Z czego składają się zautomatyzowane systemy?

System zapewniający w pełni zautomatyzowaną obsługę gotówki w placówkach handlowych funkcjonuje zarówno w strefie front jak i back office. Elementem, który łączy te dwie strefy, są specjalne wymienne kasety umożliwiające bezpieczny transport gotówki wewnątrz placówki. Dzięki nim gotówka może być sprawnie ładowana do urządzeń mimo, że personel nie ma do niej dostępu.

Podstawowym urządzeniem na zapleczu jest recycler. Służy on personelowi do wpłat gotówki przed rozpoczęciem pracy i wypłat po zakończeniu zmiany. W zależności od wersji urządzenia umożliwiają one operacje w banknotach, w bilonie lub jednocześnie w banknotach i bilonie.

W strefie front office instalowane są zwykle dwa niewielkie recyklery przeznaczone do obsługi płatności klientów w banknotach i bilonie. Urządzenia te mogą być elementem wyposażenia stanowiska obsługiwanego przez personel lub stanowisk samoobsługowych obsługiwanych przez klientów.

Rozwiązanie uzupełnia serwer z zainstalowanym oprogramowaniem do zarządzania gotówką oraz zintegrowany system POS do obsługi płatności kartowych. W niektórych systemach wykorzystuje się też tradycyjne kasetki kasjerskie. Używa się ich zamiast kaset wymiennych do przenoszenia gotówki i obsługi płatności na stanowisku kasjerskim.

A jak wygląda dzień pracy w placówce handlowej z zautomatyzowanym systemem obsługi gotówki?

Początek dnia pracy w zautomatyzowanym systemie

Dla kasjerów dzień pracy rozpoczyna się od pobrania gotówki z recyclera znajdującego się na zapleczu. Najczęściej urządzenia umożliwiają wypłatę gotówki wprost do wymiennej kasety. Dzięki temu osoba pobierająca gotówkę nie ma kontaktu z gotówką. Alternatywnie można wypłacić gotówkę z recyklera i ręczne umieścić w kasetce kasjerskiej. W przypadku bilonu, trafia on wprost do włożonej do urządzenia fachownicy.

Następnie personel przenosi kasety na stanowiska kasjerskie. Jeśli wypłata nastąpiła do wymiennej kasety, gotówka jest gotowa do operacji po włożeniu kasety do recyklerów zainstalowanych na stanowisku. Klient, który płaci za towar wkłada banknoty do recyklera obsługującego banknoty, a bilon do drugiego urządzenia. Recyclery automatycznie wypłacają resztę klientowi. Co ważne podczas operacji zapłaty, kasjer nie ma kontaktu z gotówką. Przy użyciu kasetki kasjerskiej obsługa płatności jest podobna do tej jaka ma miejsce na tradycyjnych stanowiskach kasjerskich.

Zakończenie dnia pracy w zautomatyzowanym systemie

Po zakończeniu pracy kasjerzy przynoszą kasety do recyklera zainstalowanego na zapleczu. W przypadku kasety wymiennej, urządzenie może automatycznie pobrać gotówkę. W przypadku tradycyjnych kasetek kasjerskich banknoty i bilon ręcznie są wpłacane do urządzenia. Recykler automatycznie przygotowuje raport z dokonanych wpłat. Cały proces, także w czasie transportu w wymiennej kasecie, nadzoruje dedykowane oprogramowanie. Na zakończenie dnia menadżer rozlicza wszystkie transakcje i uzgadnia stan gotówki.

Odbiór gotówki z zautomatyzowanych placówek

Uzupełnieniem całego procesu są odbiory gotówki z placówek realizowane przez firmy CIT. Odbiory są dokonywane gdy tworzą się zbyt duże zapasy gotówki. Ułatwieniem w odbiorach jest zastosowanie w recyklerach dodatkowych kaset zrzutowych, które odbierają firmy transportowe.

Rozwinięciem koncepcji może być zdalne przesyłanie przez recykler informacji do banku o wartości wpłaconych kwot. Informacja jest przesyłana poprzez zabezpieczoną sieć informatyczną, a nastepnie wpłaty są odnotowywana na rachunkach firm. W takim wariancie można już mówić o kompleksowym rozwiązaniu Remote Cash Capture (RCC). Więcej informacji o rozwiązaniach klasy RCC znajdziesz w artykułach „Czy RCC unowocześni metody zarządzania gotówką w bankach i handlu detalicznym?” czy „Czy smart sejfy znajdą powszechne zastosowanie w handlu detalicznym?”.

Rozwiązania dostępne na rynku

Firmy detaliczne mogą wybierać wśród kilku rozwiązań. Jednym z bardziej zaawansowanych jest system Cash Infinity firmy Glory. W jego skład wchodzi recykler CI 100 przeznaczony do obsługi na zapleczu banknotów i bilonu. Na stanowiskach kasjerskich w rozwiązaniu Glory instalowany jest kompaktowy recykler CI-10 obsługujący banknoty i bilon. Do obu urządzeń dostosowano kasety wymienne, które umożliwiają bardzo szybki ładować gotówkę. Do zarządzania gotówką służy oprogramowanie CI-Server.

Kompleksowe rozwiązanie dla firm retail w swojej ofercie ma też Scan Coin. System Cash Complete tej firmy składa się z urządzeń instalowanych w back-office oraz front office. W zależności od potrzeb na zapleczu może być zainstalowany recycler RCS 400 w jednej z kilku wersji. Może to być recykler obsługujący tylko monety, automat z recyklingiem monet i depozytem banknotów lub urządzenie z recyklingiem monet i banknotów.

Na stanowiskach kasjerskich instalowane są kompaktowe recyklery do obsługi bilonu i banknotów o nazwie CashComplete POS. Do transportu banknotów między front a back office używana jest kaseta CashComplete Transport. Monitorowanie stanów gotówki zapewnia oprogramowanie CashComplete Supervisor SW.

Podobne rozwiązania w swojej ofercie mają też firmy G4S (Cash360) czy Wincor Nixdorf (CINEO). W tym drugim przypadku rozwiązanie CINEO nie obejmuje strefy front office ai jego specyfika działania bardziej jest dostosowane do banków.

 

 

 

Podsumowując

Analizując cały proces obsługi gotówki w systemach opisanych w niniejszym artykule, można zauważyć, że większość czynności w nich jest zautomatyzowana a personel praktycznie nie ma kontaktu z gotówką. Dzięki temu mniej jest pomyłek, praca jest bardziej komfortowa i ograniczone zostaje ryzyko napadów. Podstawową korzyścią dla firm retail jest też obniżenie kosztów pracy. Znaczenie tego czynnika w naszym kraju będzie rosło wraz ze wzrostem kosztów pracowników.

Podobnie jak na zachodzie Europy może to mieć decydujące znaczenie dla wzrostu popularności takich rozwiązań. W pierwszym etapie można się spodziewać automatyzacji przede wszystkich stref back office a następnie front office. Wiele wskazuje zatem na to, że obecnie obowiązujący model obsługi gotówki w firmach detalicznych już niedługo zacznie przechodzić do lamusa.

Kwiecień 2015