Recyklery mają bardzo dużo do zaoferowania sieciom handlowym

W Polsce, jak w większości krajów świata, rośnie ilość gotówki w obiegu, ale stopniowo w transakcjach coraz rzadziej z niej się korzysta. Mimo to widać wyraźnie, że gotówka pozostanie z nami jeszcze na długo. Jej przetwarzanie staje się jednak coraz droższe i można się spodziewać, że koszty te będą nadal rosły. Wyjściem z sytuacji może okazać się wprowadzenie w wielu obszarach większej automatyzacji przetwarzania gotówki. Jednym z tych obszarów są niewątpliwie sieci handlowe i sklepy.

W polskim handlu przez wiele lat automatyzacja obsługi gotówki sprowadzała się przede wszystkim do korzystania z prostych liczarek i sorterów do banknotów i bilonu. Od jakiegoś czasu coraz częściej stosowane są również wpłatomaty (głównie do banknotów), które znakomicie sprawdzają się w małych placówkach.

Jak dotąd w bardzo małym stopniu stosowane są najbardziej zaawansowane rozwiązania w tym obszarze, jakimi są recyklery banknotów i bilonu. Na świecie właśnie rynek tych urządzeń w retailu w ujęciu procentowym rozwija się zdecydowanie najszybciej. Nadal też znacząco rośnie liczba wpłatomatów. Łącznie zainstalowano już kilkaset tysięcy wpłatomatów i recyklerów i co roku przybywa kilkadziesiąt tysięcy tych urządzeń.

W Polsce recyklery powszechnie stosuje się w bankomatach. Prawie wszystkie instalowane obecnie bankomaty to właśnie urządzenia recyklingowe, umożliwiające wpłaty i wypłaty wpłacanych wcześniej banknotów. W retailu ten trend dopiero się zaczyna. Recyklery w sieciach handlowych stosuje się w dwóch obszarach: front office – jako moduły gotówkowe do płatności w kasach samoobsługowych lub kioskach i back office – do automatyzacji przygotowywania zasiłków kasjerskich i rozliczania kasjerów.

W niniejszym artykule skupimy się na korzyściach ze stosowania recyklerów w wariancie back office. W naszym kraju w kilku dużych sieciach handlowych zainstalowano jest już prawie 100 zestawów recyklingujących banknoty i bilon. Dzięki temu można już skorzystać z doświadczeń, które pozwalają ocenić realne korzyści z ich stosowania w poniżej opisanych obszarach.

Skrócenie czasu pracy kasjerów i menadżerów

Czasochłonność czynności przed wprowadzeniem maszyn będzie się oczywiście różnić w poszczególnych sieciach, a nawet sklepach. W jednym z marketów dokonano bardzo dokładnych pomiarów czasu trwania poszczególnych operacji przed i po wprowadzeniu recyklerów banknotów i bilonu. Zmierzono miesięczne oszczędności w pracy kasjera – wyniosły 8,33 godziny. W przypadku pracy menadżera oszczędność wynosiła 51,58 godziny miesięcznie.

Możliwe do uzyskania skrócenie czasu pracy zależy oczywiście od specyfiki danego sklepu, szczególnie od liczby kasjerów. W dużych placówkach może ono przekraczać nawet 300 godzin w miesiącu, w mniejszych odpowiednio mniej.

 

Bezpośrednie przełożenie tego na konkretne kwoty nie jest proste. Jednak zakładając nawet, że tylko część uwolnionego czasu można wykorzystać w inny sposób, oczywista staje się możliwość zmniejszenia kosztów pracy o kilka, a nawet kilkanaście tysięcy złotych/miesiąc/sklep.

Dochodzą do tego jeszcze korzyści trudniej mierzalne, ale niemniej ważne, jak na przykład zwiększenie komfortu pracy kasjerów. To przekłada się na mniejszą ich rotację, oszczędności na szkoleniach itp.

Przygotowanie pakietów kasjerskich

Jeśli sklep kupuje zasiłki kasjerskie, koszt ich zakupu po zastosowaniu recyklerów spada prawie do zera. Jeśli natomiast to kasjerzy przygotowują pakiety startowe (w podanym powyżej przykładzie kupowano je z firmy CIT), wdrożenie maszyn pozwoli zaoszczędzić kolejne godziny pracy. W takim przypadku znikną też prawie wszystkie bezpieczne koperty, które są używane prawdopodobnie w procesie zasilania i rozliczania kasjerów. Nie będzie też różnic w rozliczeniach, które zapewne się dotychczas pojawiały. 

Mniejsze koszty przeliczania gotówki

Nie stosując urządzeń, sklepy na ogół przekazują osobne bezpieczne koperty z utargami każdego z kasjerów. Przeliczanie takich małych depozytów jest obciążone stosunkowo wysoką opłatą. Z maszyny z kolei odbierany jest duży depozyt uporządkowanych banknotów, którego przeliczenie jest zdecydowanie tańsze i szybsze. Jeśli dotąd cały utarg przekazywany był do firmy CIT, dzięki temu, że część gotówki pozostanie w sklepie do recyrkulacji, zmniejszy się również jej ilość do przeliczania. Znika też koszt i problem zdecydowanej większości bezpiecznych kopert.

Straty

To kategoria dość trudno mierzalna, dotycząca różnego rodzaju ubytków, fałszerstw i oszustw związanych z przetwarzaniem gotówki. Trudno określić w danym przypadku jak duże korzyści można uzyskać w tym obszarze. Można przywołać doświadczenia innych dużych sieci handlowych w krajach Europy Zachodniej. Szacuje się tam, że po wprowadzeniu maszyn, wartość strat (shrinkage) zmniejsza się z około 50 Euro do 30 Euro/dzień/sklep.

Jeśli odnosić to do warunków polskich, można spodziewać się oszczędności w wysokości 2000 – 2500 zł / miesiąc, trudno jednak jednoznacznie potwierdzić takie kwoty. Niewątpliwie jednak zastosowanie recyklerów znacznie zwiększa poziom bezpieczeństwa.

 

Raportowanie

Systemy obsługujące recyklery generują szereg standardowych raportów, które można również dostosować do indywidualnych potrzeb. Szczegółowe raportowanie daje na ogół dużo lepszy obraz stanów gotówki w całej sieci sklepów od dostępnych informacji przed wprowadzeniem automatyzacji. W rezultacie często możliwe są znaczące optymalizacje, choć na wstępnym etapie trudno określić jak duże korzyści można uzyskać. Bardzo istotna jest również możliwość automatycznego przekazywania wszelkich danych i raportów z maszyn do systemów w organizacji np. systemów księgowych.

Wszystkie powyższe oszczędności wynikają z zastosowania maszyny niezintegrowanej z systemem bankowym. Aby je uzyskać wystarczy jedynie wygospodarować niewielką przestrzeń na zapleczu sklepu i dostosować procedury gotówkowe. Urządzenia zintegrowane z systemami bankowymi dają jeszcze dodatkowe korzyści, które opisano poniżej.

Mniejsza liczba transportów

Po wprowadzeniu maszyn konkretna liczba transportów zależy od kilku aspektów i decyzji biznesowych. Są klienci, którzy oczekują nawet 1-2 transportów miesięcznie. Przy obecnych stopach procentowych jest to trudne, ale realnie można myśleć o tym, żeby zamiast codziennych odsileń wykonywać je tylko dwa razy w tygodniu. A przy niższych stopach nawet raz w tygodniu. Zasilenia (jedynie bilonowe) wykonywane są sporadycznie, na ogół raz na kilka tygodni.

Gotówka natychmiast na koncie

Środki na koncie bez automatyzacji uzyskiwane są najczęściej następnego dnia lub nawet później, po dokonaniu odsilenia. Po integracji maszyny z systemem banku, środki te mogą być dostępne już tego samego dnia. Przy dużym obrocie gotówkowym w całej sieci sklepów, daje to w praktyce odpowiednik dodatkowego zastrzyku środków wartego wielu milionów złotych. Środki te można zyskownie wykorzystać. Nawet licząc jedynie zyski z lokaty typu overnight, otrzymujemy kolejne kilkaset złotych miesięcznie na każdy sklep.

 

Podsumowując

Do wyliczenia jakie zyski może przynieść nam instalacja recyklerów, konieczne jest uwzględnienie wielu zagadnień, przede wszystkim:

• ile czasu można zaoszczędzić na pracy kasjerów i menadżerów i jak alternatywnie wykorzystać ten czas,

• jakie konkretnie oszczędności da automatyczne przygotowanie pakietów kasjerskich,

• o ile zmniejszą się koszty przeliczania gotówki przez firmy CIT,

• jak bardzo zmniejszą się straty (shrinkage),

• jakie korzyści zapewni dostęp do szczegółowych raportów gotówkowych i integracja z systemami księgowymi,

• o ile zmniejszą się koszty transportu,

• co konkretnie da dostęp do gotówki na koncie od razu w momencie zdeponowania, a nie następnego dnia lub później.

Część z tych parametrów można dość precyzyjnie wyliczyć, inne (np. zwiększenie komfortu pracy) będą bardzo trudno mierzalne. Niektóre z tych obszarów przyniosą oszczędności rzędu kilkuset złotych/miesiąc/sklep, inne (szczególnie skrócenie czasu pracy) nawet wielotysięczne. Warto też pamiętać, że dochodzą do tego bardzo konkretne korzyści w obszarze ekologii, m.in. dzięki rezygnacji z kopert czy znacznie mniejszej liczbie transportów.

Na wstępnym etapie trudno oczywiście określić jak duże oszczędności można uzyskać w danym projekcie. Dotychczasowe doświadczenia wskazują jednak, że sięgają one rzędu kilkunastu tysięcy złotych miesięcznie w największych sklepach, a kilku tysięcy w mniejszych. Jedna z sieci mówi wprost o dwóch zaoszczędzonych etatach na lokalizację. Nie jest to oczywiście możliwe do uzyskania w każdym sklepie.

Dotychczas w Polsce instalowano jedynie największe i najbardziej wydajne zestawy recyklerów, kosztujące sto kilkadziesiąt tysięcy złotych. Obecnie dostępne są również zdecydowanie tańsze urządzenia, które mogą być użyte zarówno w strefie front jak i back office. Charakteryzują się one mniejszą pojemnością i prostszym sposobem przygotowywania zasiłków bilonowych, ale funkcjonalnie w pełni odpowiadają zestawom wysokowydajnym.

Całkowite koszty wykorzystywania urządzeń recyklingowych zależą od wielu czynników, ale przy mniejszych maszynach mogą nie przekraczać nawet 2 000 złotych netto / miesiąc / sklep. Koszt ten obejmuje zarówno finansowanie maszyny (np. leasing 5-7 lat) jak i pełną opiekę serwisową.

Opierając się na powyższych danych wszystko wskazuje na to, że zyski, zarówno w największych, jak i małych sklepach, będą zdecydowanie większe niż koszty. W przypadku zakupu maszyn, pełen zwrot z inwestycji powinien nastąpić w drugim roku użytkowania urządzeń. Natomiast w wariancie leasingu, konkretne oszczędności są już w pierwszym miesiącu po instalacji maszyn! Prawidłowość tych obliczeń potwierdził niedawno kolejny z klientów, który zdecydował się na stosowanie tego typu rozwiązań.

Dotychczasowe wdrożenia recyklerów banknotów i bilonu w sieciach handlowych w pełni potwierdzają, że decydując się na taką inwestycje możemy liczyć na zdecydowanie pozytywne rezultaty ich zastosowania. Jeszcze niższe koszty inwestycji wiążą się z instalacją wpłatomatów, ale pozwalają one na osiągnięcie jedynie części korzyści opisanych w niniejszym artykule.

Marzec 2024